Comunicação como valor prioritário!

Crea-PR investiu nos últimos anos em uma comunicação mais eficiente e ágil, além de avanços no relacionamento com usuários e empregados

O Crea-PR, na gestão do presidente Ricardo Rocha, investiu em tornar seus canais e ações de comunicação mais assertivos. “Tenho muito respeito por essa área e a tornei uma prioridade”, conta o presidente.

Segundo ele, muitas vezes se entende como trabalho da comunicação levar informações à imprensa, mas é muito mais amplo. “É compreender a organização, é fazer uma via de mão dupla com os profissionais, usuários dos serviços do Crea-PR. Também engloba levar a imagem do Crea-PR à sociedade, às Entidades de Classe e às instituições de Ensino, enfim, todos que se relacionam direta ou indiretamente com o Conselho. Acredito que uma comunicação assertiva é transparente, verdadeira e fiel e foi o que buscamos fazer”, salienta.

Rocha explica que o primeiro passo para o planejamento das ações de comunicação foi realizar um grande diagnóstico. “É importante dizer que as ações são tratadas de forma estratégica para melhor atender às demandas, disponibilizando ferramentas e recursos necessários”.

“A comunicação é parte vital em qualquer organização. Mas quando falamos de uma autarquia, sua importância é de orientar e passar a informação com transparência. É fazer com que todos os envolvidos percebam a imagem do Crea-PR e seu trabalho”, avalia a assessora de Comunicação Institucional e da Presidência do Crea-PR, Patricia Giannini.

Segundo a jornalista, logo que assumiu o cargo, em 2018, o objetivo era ampliar a comunicação com os profissionais das áreas das Engenharias, Agronomia e Geociências, fazendo com que as ações chegassem de forma rápida e ágil a um maior número destes profissionais. “Os principais avanços que tivemos foram atuar com a comunicação em várias frentes e canais, alguns até então inexistentes. Focamos em agilidade e periodicidade, além de aprofundar os temas comunicados”, resume. 

Comunicação integrada

Outro ponto que merece destaque foi o planejamento para uma comunicação integrada. “Temos um planejamento mensal em que reunimos informações do que está sendo feito pelo Conselho, por exemplo, na área de fiscalização, e a partir daí projetamos os assuntos que vamos trabalhar nos diversos canais de comunicação e o que será repassado para a imprensa”, conta Patrícia. Ela lembra que as ações mensais também são desdobramentos de um grande planejamento anual. 

Todas as práticas realizadas também são monitoradas e avaliadas por meio de métricas para que se tenha real noção de seu alcance. “Toda campanha é analisada para verificar a repercussão. Desta forma, temos como nos planejar com base em dados consistentes e comunicar de forma cada vez mais assertiva”, evidencia a assessora.

Hoje a equipe de comunicação do Conselho é formada por quatro jornalistas, um auxiliar administrativo e dois estagiários, sendo um designer e o outro da área de biblioteconomia. Além disso, mais oito jornalistas integram a rede de assessoria de imprensa que atua nas Regionais. Confira, a seguir, as principais ações, produtos e serviços da área de Assessoria de Comunicação Social (ACS) do Crea-PR. 

Rede de Jornalistas

Para uma assessoria de imprensa mais eficaz, oito jornalistas atuam nas Regionais do Conselho

A rede de jornalistas foi reativada por meio de empresa licitada. São oito jornalistas, um em cada Regional do Conselho – Curitiba, Apucarana, Cascavel, Guarapuava, Londrina, Maringá, Ponta Grossa e Pato Branco. “O objetivo é ter um jornalista local para atender cada região, já que estes locais têm características, formas de comunicação, demandas e necessidades diferentes. Com a rede, o jornalista conhece sua região e sabe exatamente como falar com a imprensa local, sabe o que a sociedade daquela região prefere de notícias e abordagens. Conseguimos, com a rede, uma comunicação mais segmentada e mais assertiva e esse foi um grande ganho”, avalia Giannini.

As pautas (assuntos) trabalhadas pelos jornalistas da rede são definidas pela ACS. “Eu passo uma ideia de assuntos a serem trabalhados e eles trazem sugestões e demandas repassadas pelos gerentes regionais para serem debatidas. Desta forma, atendemos de forma ativa e proativa a imprensa de cada uma das regionais”, detalha a assessora.

Websérie Olhos do Paraná

Episódios em vídeo destacam trabalho realizado pela fiscalização do Crea-PR

“A Websérie Olhos do Paraná surgiu da necessidade que identificamos dos profissionais registrados no Crea-PR terem mais acesso a tudo que o Conselho fiscaliza”, explica Giannini. Segundo ela, havia um trabalho forte de divulgação das ações fiscalizatórias na imprensa e nas mídias, mas faltava um canal mais direto de divulgação destas ações entre os profissionais das Engenharias, Agronomia e Geociências.  

O formato em vídeo veio atender também à demanda de ampliar a presença do Conselho no Youtube. “É um canal bastante requisitado atualmente, onde o Crea-PR não tinha uma presença tão constante. Assim, a websérie supriu as duas necessidades, além de dar visibilidade e voz aos protagonistas das ações de fiscalização, afinal, a cada episódio, agentes de fiscalização ou funcionários administrativos explicam o que está sendo feito”, conta a assessora.

Em 2022 e 23 foram 18 episódios, cerca de 20 modalidades abordadas e mais de 1 milhão de visualizações. Alguns dos temas trabalhados foram: instalações temporárias; fiscalização em silos; aviação agrícola; acessibilidade; postos de combustível; mineração; segurança do trabalho; inspeção predial; agronomia; entre outros assuntos. 

Lembrando que os expectadores podem sugerir assuntos e temas que considerem importantes de serem abordados.

Redes sociais ampliadas

Crea-PR aumenta e lapida postagens em redes e inicia presença no LinkedIn

Entre os destaques da gestão, está a inserção efetiva e atualização constante do Crea-PR no LinkedIn. A rede social voltada ao corporativo é importante para o relacionamento, geração de negócios e ampliação de networking.

“Conversar com os profissionais também por este canal tem se mostrado muito importante. Tanto é que em apenas dois anos de presença, o Conselho já conta com 15 mil seguidores”, detalha Patricia Giannini.

Para ela, este é mais um espaço em que o contato com o profissional é estreitado. “Permite uma comunicação próxima e direta com os engenheiros, agrônomos e geocientistas que também estão na rede”, conclui.

No LinkedIn são divulgadas notícias pontuais de eventos, temas importantes como as eleições do Sistema e novos cursos da plataforma de cursos on-line do Crea-PR, por exemplo.

O Conselho também atualiza constantemente as redes: Facebook, Instagram e Youtube.

Observatório da Fiscalização

Publicação é lançada mensalmente com dados sobre fiscalização

Desde junho de 2022 o Crea-PR conta com o Observatório de Fiscalização, publicado mensalmente e divulgado aos profissionais que integram o Conselho. Na publicação, números, fotos e os destaques da fiscalização no último mês.

A notícia do periódico é enviada por e-mail aos profissionais e também é divulgada nas mídias sociais. O material é visualmente atrativo e interativo e conta com links externos, que permitem acessar mais informações sobre alguns assuntos. 

“Este produto nasceu da mesma demanda da Websérie, ou seja, divulgar as grandes ações de fiscalização feitas pelo Conselho. Em conjunto com a agência de publicidade licitada pelo Crea-PR foi elaborado um produto em um formato de fácil leitura, visualmente atrativo e que traz a informação de forma muito acessível, com destaque para os números das ações”, avalia a assessora. 

Segundo ela, como a intenção é ter uma ligação entre os canais de comunicação do Crea-PR, o Observatório da Fiscalização ainda traz matérias que saíram na imprensa e outros assuntos relevantes, além de links para acessar outros canais como o site e a Websérie. 

Portal da Revista

Espaço permite mais interatividade e atualização constante, independente da periodicidade da revista 

A Revista do Crea-PR é um tradicional veículo de comunicação. Editada há mais de 20 anos, também recebeu uma nova roupagem nesta gestão. Além de novo projeto gráfico da edição impressa, houve uma adaptação com impressão de menos exemplares para atender principalmente a distribuição durante eventos. 

“Eram impressos 40 mil exemplares e enviados pelos Correios. Além de gerar um custo muito alto para o Conselho, isso ia na contramão das diretrizes que defendemos no Pacto Global. Então, diminuímos as impressões e investimos em um portal mais interativo”, conta Patricia Giannini.

O projeto foi iniciado e pode ser ampliado. Atualmente, além das edições periódicas, também são atualizadas notícias que não dependem da periodicidade da revista (hoje bimestral). Desta forma, sempre que surge um assunto de interesse dos profissionais e não necessariamente ligado ao Conselho, ou seja, não institucional, é colocado no portal.

“Iniciamos o processo, mas essa é uma questão que gostaríamos de ampliar ainda mais. A ideia é tornar o portal realmente uma referência em notícias para as Engenharias, Agronomia e Geociências. De forma que os profissionais encontrem ali tudo que existe de mais moderno e interessante ligado às áreas. E nesta questão ainda precisamos avançar”, afirma.

As pautas da revista são definidas pela ACS, que faz um levantamento reunindo sugestões dos profissionais, funcionários, conselheiros e presidência, e do Conselho Editorial, formado por conselheiros do Crea-PR, que sugerem pautas, aprovam textos e acompanham a produção da publicação.

Este ano teve uma ação especial. Todas as edições da revista tiveram a capa dedicada a uma matéria institucional, mostrando os resultados da gestão. Uma arte com todas as capas e assuntos abordados. 

WhatsApp  envio de notícias

Envio de boletins pela ferramenta iniciou em 2019

Uma mídia que está sendo melhor explorada é o whatsApp. Por meio de uma campanha entre os profissionais, até o momento dois mil deles se interessaram em receber um Informativo semanal do Conselho pelo whatsApp. 

“O envio das informações e novidades diretamente aos profissionais é um avanço e o objetivo é ampliar este trabalho ainda mais”, analisa Giannini.

Segundo ela, ao mesmo tempo em que se amplia esta comunicação ainda mais direta e em tempo real por whatsApp, também existe o envio por e-mail e está sendo feita uma nova pesquisa avaliando se os profissionais gostariam de outras formas de comunicação.

Centro de Memória

Espaço dedicado à preservação da história de quase 90 anos do Crea-PR

Recentemente inaugurado, o Centro de Memória do Crea-PR foi uma ideia que surgiu dentro da Assessoria de Comunicação. No local, havia um acervo de oito mil fotos impressas, centenas de fitas cassete, VHS e outros materiais que estavam guardados, porém sem o devido cuidado e catalogação. “É preciso respeitar a história para construir o futuro”, disse o Engenheiro Civil Ricardo Rocha, presidente do Crea-PR na inauguração.

“De todas as ações que fizemos, este projeto em especial merece destaque. Fico feliz em termos conseguido realizar todo o trabalho e dar o espaço merecido para que a história do Conselho siga preservada”, evidencia Patricia. 

Trata-se de um local na sede do Conselho, em Curitiba, onde os livros, registros, atas, fotos e outros materiais que contam a história do Crea-PR estão expostos e guardados de forma correta. “Existe toda uma metodologia para fazer isso. Para chegar ao modelo que adotamos, fomos em algumas empresas que possuem trabalhos como este e, em conjunto com a equipe, chegamos ao modelo que recentemente foi inaugurado no Crea-PR”, explica a assessora.

A jornalista também destaca que o trabalho terá continuidade já que todo o material está sendo organizado em uma plataforma on-line de armazenamento de arquivos. Os interessados poderão agendar visita ao espaço ou fazer as consultas de forma automatizada. “Por exemplo, colocando o nome de uma pessoa que já trabalhou ou esteve envolvida com ações do Conselho, tudo o que tiver relacionado àquela pessoa será mostrado e poderá ser consultado”, conta Patrícia. A ideia plataforma está disponível e a previsão é que esteja com o conteúdo completo até o final de 2024. 

“Em resumo, eu diria que nos últimos anos a comunicação passou a ser tratada de uma forma planejada, organizada e estruturada. Claro, reconhecemos que ainda podem ser feitos mais avanços principalmente em interatividade, mas já consolidamos várias ações que servirão de pavimento para um caminho que desejamos que seja de expansão”, conclui o Engenheiro Civil Ricardo Rocha, presidente do Crea-PR.

Comunicação mais humanizada

Conselho integra canais de comunicação para oferecer experiência de forma unificada e atendimento agora é mais próximo e simples

Dentro do Planejamento Estratégico desde 2018 até 2023, o primeiro objetivo definido contempla a melhoria da experiência dos clientes. Foi pelo estudo de projetos e metas para atender a este objetivo que foi criado o Departamento de Comunicação Corporativa e Relacionamento com o Usuário (DCR). 

“A prioridade da gestão foi modernizar toda a comunicação e torná-la mais interativa. Neste aspecto a criação do DCR é fundamental. O trabalho é integrado com a Assessoria de Comunicação e os resultados promissores ficarão de legado para as próximas gestões”, avalia o Engenheiro Civil Ricardo Rocha, presidente do Crea-PR.

A gerente de Comunicação Corporativa e Relacionamento com o Usuário, Patrícia Moresco, conta que o departamento está dividido em dois setores – de atendimento ao usuário e de processos de comunicação corporativa – e dá suporte também às Regionais do Conselho.

Um dos marcos das ações realizadas é que o Conselho se tornou omnichannel, estratégia que amplia a experiência do cliente por meio da interação unificada entre todos os pontos de contato da empresa com seus usuários.

“Avaliamos que os resultados foram alcançados mais rápido do que imaginávamos no início, graças ao engajamento de todos os empregados. Todos se alinharam rapidamente aos preceitos da linguagem simples e de um atendimento mais humanizado, e hoje estamos com padrões de satisfação acima de 90% neste aspecto em todos os canais”, conta Moresco.

Outro resultado que ela evidencia é que o Crea-PR é um dos poucos órgãos públicos que tem uma Política de Relacionamento com o Usuário formalizada. “Hoje o Crea-PR tem uma brand persona definida, um tom de voz que transmite sua identidade nas interações com o público externo e interno. Essa política também determina quais devem ser as características da comunicação formal e informal, conforme aplicável”, explica a gerente.

Uma ação que também contribuiu muito na melhoria da comunicação, segundo Moresco, foi a centralização dos feedbacks. “Hoje tratamos todo o processo de pós-atendimento com uma equipe que analisa as reclamações, comentários e sugestões e as pesquisas de satisfação de forma sistemática. Todo feedback gera um ciclo de análise técnica dos pontos de contato do usuário, resultando em melhorias sempre que possível.

Os trabalhos agora estão sendo intensificados na questão da jornada do usuário. A gerente do DCR explica que já estão sendo mapeadas jornadas prioritárias, aplicando-se análise técnica e ajustando os pontos de contato à necessidade dos usuários. Isso será gradativamente ampliado para melhorar a experiência no acesso a todos os serviços. 

“Está na visão do Conselho ser referência em inovação e, para isso, é necessário acompanhar as transformações, desburocratizar processos e utilizar adequadamente tecnologias. O trabalho do departamento é fazer com que o Conselho atenda ao usuário de forma cada vez mais eficiente. A meta é que o usuário consiga resolver suas demandas com o Conselho de forma autônoma, necessitando cada vez menos de auxílio e tendo uma experiência positiva em todos os pontos de contato, seja nos canais digitais ou nos canais de atendimento humano”, avalia.

Avanços na gestão de pessoas

Foco em ações de melhoria do clima organizacional e outros benefícios voltados ao corpo funcional

“Acredito que o maior legado da nossa gestão em relação ao corpo funcional é a melhoria do clima organizacional. Tínhamos uma situação em que a percepção variava entre os empregados, dependendo dos cargos. Com as ações de melhoria de infraestrutura, incentivo, capacitação e outras, temos um ambiente de mais interação de trabalho em equipe e com mais satisfação”, avalia o presidente Ricardo Rocha.

Ricardo Bittencourt, gerente do Departamento Financeiro e de Pessoal (DECOP), conta que “o Conselho está sempre preocupado com a melhoria do clima organizacional e houve investimento em um pacote de benefícios que contribui para a motivação dos empregados, aumento da produtividade das equipes, redução do absenteísmo e retenção de talentos”. 

Como exemplo, ele cita a entrega da Política de Recuperação Salarial, que resultou em reajustes salarias acima da inflação. “Com isto temos como benefícios a recuperação gradativa da remuneração do corpo funcional”, destaca.

O gerente também destaca que além da preocupação com a manutenção e melhoria dos benefícios já concedidos como Plano de Saúde, Auxilio Alimentação, Auxílio Creche, Auxílio Filho Excepcional, entre outros, em 2018 o Crea-PR, preocupado com o bem estar dos seus empregados a longo prazo, implantou o benefício da Previdência Complementar.

“Iniciamos o processo com o limite paritário de R$ 1,00 por R$ 1,00 limitando a contribuição do Conselho a R$ 100,00, melhorando a contribuição e o número de adesão a cada exercício. Em 2023 a contribuição paritária chegou a 12% do salário base. O benefício já conta a adesão de mais de 71% do quadro funcional”.

Estrutura

Também houve uma avaliação e reestruturação do dimensionamento de pessoal. Isto resultou em racionalização do quadro de pessoal e adequação das necessidades prioritárias para a manutenção do quadro de empregados garantindo uma estrutura mais enxuta para cumprimento das metas estabelecidas no Planejamento Estratégico do Crea-PR. Também possibilitou a ampliação da fiscalização nas Regionais com o aumento de cinco vagas.

“Foi feita uma definição da estrutura de dimensionamento do Conselho (366 vagas). Contratação de 28 novos empregados pelo concurso público vigente (Edital 23/2019). Adequação do Plano de Cargos, possibilitando a utilização dos empregados do cargo de agente administrativo na função de agente de fiscalização I”, explica Bittencourt.

Investimentos em tecnologia

Soluções compradas ou contratadas permitiram ao Conselho um salto de desenvolvimento

O Crea-PR adquiriu uma solução informatizada para área de Recursos Humanos e a aderiu ao e-Social. O investimento foi de R$ 316 mil com Licenças, Implantação e Migração de dados para o Sistema Benner, funcionalidades de um sistema de gestão estratégica de pessoas e folha de pagamento, em um único local. “A aquisição da funcionalidade foi fundamental para a adesão do Conselho ao e-Social, atendendo dentro dos prazos legais e com segurança”, conclui o gestor da área.

Esta ação resultou em diversos benefícios como o atendimento as exigências legais – Adesão e-Social; redução de retrabalho, evitando erros e omissões; redução de conflito de sistemas; disponibilização para o quadro funcional de serviços; contra cheque, comprovante de rendimentos via web; em desenvolvimento demais ferramentas de controle de frequência, possibilitando o registro de frequência web/celular com geolocalização.

Além disso, houve um investimento na informatização do processo de pagamento de diárias e despesas com deslocamento que resultou em segurança, agilidade, impessoalidade e responsabilidades definidas. “Foram tratadas cerca de nove mil solicitações (SSF de conselheiros, empregados e colaboradores), só em 2022”, exemplifica Bittencourt.

Outra ação na parte de tecnologia foi a automatização dos processos de pagamento com implantação de controles de pagamento (autenticações) de forma eletrônica, controlados por envio em lote e retornos por baixas automáticas. “Por ano são analisados cerca de quatro mil processos, resultando em cerca de 30mil ações de pagamento. Esta melhoria resulta em um fator importantíssimo para o processo, trazendo mais segurança, agilidade e eficiência na prestação do serviço”, evidencia o gestor.

Para os usuários e corpo funcional, os benefícios são de trabalhos operacionais mais ágeis, registros de todas as fases da instrução processual, garantia da rastreabilidade, eliminação de falhas, redução de prazos.

Bem-estar dos empregados

Programa PAE oferece assistência psicossocial em caso de problemas de ordem pessoal

Pensando em atuar em caráter preventivo, na melhoria do clima organizacional, na melhoria da saúde mental dos empregados e no acolhimento e apoio do quadro de líderes do Crea-PR na gestão de equipes, foi criado o Programa de Apoio ao Empregado (PAE).

Trata-se da disponibilização de serviço de assistência psicossocial especializada para problemas de ordem pessoal, de caráter pontual e circunstancial a todo quadro de empregados. São profissionais com atuação de ordem psicológica, social, familiar, financeira ou jurídica a todo o quadro de empregados.

Neste quesito também foi feita a implantação do regime de Teletrabalho e Presencial Misto. Disponibilização de condições técnicas, operacionais e legais para possibilitar a mudança de regime de trabalho aos empregados em situações específicas por proposição do Crea-PR, do quadro gerencial ou por solicitação do empregado. 

“Isto possibilitou a mudança de regime para o quadro de empregados, voltado a garantir as condições de trabalho do Conselho mesmo em casos de exceção como a Pandemia e realização de obras nas instalações do Crea-PR, entre outros. Trabalho realizado, geralmente na residência do empregado, com estrutura que atenda às questões de ergonomia e acesso à internet. Garante ainda ajuda financeira para os custos com água, luz e internet”, explica o gerente.

Entre os benefícios estão a redução do tempo de deslocamento entre a residência e Crea-PR, conveniência com falta de espaço para alocar os empregados nas instalações ou por motivo de reforma, assim como nos casos excepcionais relacionados a questões do empregado. 

Investimentos em gestão

Escrituração e automatizações

Também houve o atendimento integral ao cronograma de Escrituração Fiscal Digital com implantação da EFD – Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções de Impostos Federais e Outras Informações Fiscais – Módulo Nacional (ligado ao e-Social. Atendimento à legislação e ao cronograma de implantação. Em Setembro de 2022 houve o primeiro envio da EFD – Reinf de retenções previdenciárias via portal E-Cac (SRF).

Com isso, ressalta Bittencourt, o Conselho permite o atendimento às demandas apresentadas para a implantação do EFD –Reinf, garantindo assim a adimplência junto aos órgãos federais, evitando por consequência notificações e eventuais aplicações de penalidades.

Processos internos foram automatizados para garantir o fechamento mensal dos balanços e fornecer dados em tempo real para a tomada de decisão. “Desde 2018 houve uma variação (acumulada de 2018 a 2022) aproximada de:  39% nas receitas, 28% nas despesas e um superávit na casa dos 20%”, contabiliza Bittencourt.

Para o corpo funcional a ação gera acompanhamento em tempo real dos ordenadores de despesas, resultando em informações e dados técnicos precisos para a tomada de decisão assertiva.